Omgevingsmanagement
Een ruimtelijk project valt of staat met draagvlak. Breed draagvlak voor een project kan voor, tijdens en na de realisatie tijd en kosten besparen en is bepalend voor het succes van een ontwikkeling. Met goed omgevingsmanagement worden de belangen van de verschillende stakeholders zo goed mogelijk behartigd.
Bij projecten in de openbare ruimte of in natuurgebieden spelen naast de belangen van de opdrachtgever ook belangen van omwonenden of andere stakeholders. Omgevingsmanagement is erop gericht om naar de belangen van de verschillende stakeholders te luisteren en ze zo goed mogelijk te behartigen. Omgevingsmanagement maakt daarom deel uit van al onze ruimtelijke projecten. Het is een integraal onderdeel van een ontwerp.
“Bij Eelerwoude werken we in verschillende domeinen en vanuit verschillende vakdisciplines. En daar zit onze kracht: we kunnen op inhoud het gesprek met de verschillende groepen stakeholders voeren en hen zo bij het proces betrekken, zonder daarbij het grotere plaatje uit het oog te verliezen,” zegt Duif Kraamwinkel, adviseur Duurzaamheid en Ruimtelijke Ontwikkeling bij Eelerwoude. “Met de kennis van zowel de inhoudelijke als de politiek maatschappelijke context wegen we de verschillende belangen tegen elkaar af en loodsen we opdrachtgever en de stakeholders door het project. Zo zorgen we ervoor dat een project efficiënt verloopt en dat alle betrokkenen overwegend positief kunnen terugkijken op het proces”.
Stakeholders in kaart brengen
Omgevingsmanagement begint idealiter al vóór de ontwerpfase. De eerste stap is een inventarisatie van de invloedssfeer van een project: hoever reiken de effecten van een project?
De tweede stap is om de stakeholders, hun relatie met het project én met elkaar zo goed mogelijk in de kaart te brengen. Duif: “Stakeholders verschillen in de mate van het belang en in de invloed die ze hebben op een project. Elke stakeholder vraagt dan ook om een eigen benadering. We brengen die verschillen methodisch in beeld zodat je gericht kunt werken aan een goede verstandhouding met de verschillende partijen.”
Duif Kraamwinkel
Adviseur Duurzaamheid en Ruimtelijke Ontwikkeling
In vroeg stadium betrekken
Zijn de stakeholders, hun belangen en hun invloed op het project bekend, dan ga je om de tafel. Je laat ze in deze derde stap meepraten en -denken over de mogelijkheden binnen het voorgenomen ontwerp, de uitvoering en het beheer. Door daar al in een vroeg stadium mee te starten geef je stakeholders werkelijk invloed op het proces. Bovendien zijn stakeholders vaak goed op de hoogte van de lokale situatie en verhoudingen. Eventuele struikenblokken of kansen kunnen op grond van hun informatie zo al vroeg worden getackeld of gegrepen.
Bij projecten met een brede maatschappelijke impact voeren soms bezwaren de boventoon en worden voorstanders van een project te weinig gehoord. Zoek dan naar manieren om de voorstanders actief bij het proces te betrekken, zodat de verschillende opvattingen naar verhouding zijn vertegenwoordigd. “We kijken bij Eelerwoude hoe de groepen stakeholders zich tot elkaar verhouden en kiezen daar een passende strategie bij,” zegt Duif. “Zo kunnen we in plaats van een plenaire sessie kiezen voor een laagdrempelige inloopavond waarin we met kleinere groepjes aan een onderwerp werken.”
Stel kaders
Tijdens dat proces is het van belang dat de verschillende stakeholders weten op welke punten ze nog inbreng kunnen geven. De beslissing om bijvoorbeeld een gebied anders in te richten is vaak al eerder door de opdrachtgever genomen. Het gaat dan niet om wat we gaan doen, maar hoe we het zo kunnen doen dat de nadelen beperkt blijven of dat project zelfs meerwaarde krijgt voor de omgeving. Door daar van begin af aan duidelijk over te zijn, weet iedereen waar hij aan toe is en kun je op een constructieve manier met elkaar in gesprek gaan over een aanpak die voor iedereen het beste werkt.
Omgevingsmanagement en de Omgevingswet
Ook in de nieuwe Omgevingswet speelt goed omgevingsmanagement een belangrijke rol. De wet zegt hierover: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden […] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. In de Omgevingswet heet dit ‘participatie’.
Hoe stakeholders betrokken moeten worden hangt af van de projecteigenaar: overheden hebben andere verplichtingen dan bedrijven of particulieren. Voor bedrijven is participatie alleen verplicht als zij voor een project een Omgevingsvergunning willen aanvragen en wanneer er wordt verwacht dat er veel verschillende of zwaarwegende belangen in het geding zijn. In dat geval onder de stakeholders hun mening over het voorgenomen project worden ingewonnen.
Goede verslaglegging
“Het is vaak best een puzzel om de verschillende belangen zo goed mogelijk in overeenstemming te brengen”, zegt Duif. “Juist omdat je de belanghebbenden graag een stem wil geven en ruimte willen bieden, is het van belang dat je het proces goed documenteert en de uiteindelijk gemaakte afspraken met de verschillende partijen zorgvuldig vastlegt. Je wilt niet dat tijdens de uitvoering nog twijfel of onenigheid ontstaat over een beslissing die al eerder is genomen.”
Een goede verslaglegging helpt adviseur en opdrachtgever ook om een duidelijke verhaallijn neer te zetten en met één mond te spreken. Zo krijgen de stakeholders, ongeacht wie ze spreken, dezelfde informatie.
Tijdens de realisatie
Ook tijdens de realisatie blijft een goede relatie met stakeholders van belang. Als ze eerder in het proces hebben mogen meepraten over een ontwikkeling, dan willen ze vaak ook tijdens de realisatie weten of er rekening wordt gehouden met hun belangen of inbreng. Het is daarom belangrijk om tijdens de realisatie bereikbaar te zijn voor de stakeholders of regelmatige updates over de voortgang van het project via een website, nieuwsbrief of zelfs informatiebijeenkomsten te delen.
Wat hoe dan ook van belang is voor een goede voortgang van een project in uitvoering en toekomstige projecten, is om niet af te wijken v an het proces of de beslissingen zoals die met de stakeholders zijn besproken. Gebeurt dat toch, informeer de stakeholders en onderbouw de reden. “Terugkomen op eerder gemaakte afspraken schaden het vertrouwen in de opdrachtgever of de uitvoerende partij, wat ook de toekomstige projecten kan ondermijnen.”
Maatwerk
Eelerwoude heeft jarenlange ervaring met uiteenlopende projecten in het landelijke en stedelijke gebied en in natuurgebieden op verschillende schaalniveaus. Het stelt ons in staat om snel een beeld te vormen van de invloedssfeer van een project. Dankzij onze kennis en expertise in verschillende vakgebieden (o.a. ecologie, ruimtelijke ontwikkeling, cultuur- en natuurtechniek) en werkvelden (waaronder landbouw, wonen, bos en natuur, bedrijventerreinen) kunnen we bovendien snel inschatten welke belangen en hoe we daar zo goed mogelijk aan tegemoet kunnen komen.
Duif: “Bij Eelerwoude werken we met vakspecialisten die veel ervaring hebben in de verschillende domeinen. Onze omgevingsmanagers kijken over die domeinen heen, zien de grote verbanden en brengen de inhoudelijke kennis van de specialisten bij elkaar. Wij kunnen daardoor echt op inhoud met uiteenlopende belanghebbenden in gesprek gaan en met ze meedenken over de mogelijkheden of alternatieve oplossingen. Dat maakt een groot verschil.”
Omgevingsmanagent is per definitie maatwerk. Belangen lopen soms sterk uiteen en elke groep stakeholders heeft zijn eigen behoeften en verwachtingen. Daarom hebben de verschillende stakeholders vaak een eigen aanpak nodig. Soms is een informerende brief voldoende, maar in veel gevallen vraagt een groep belanghebbenden om meer betrokkenheid bij het project.
